RPAの3種類（サーバー型・デスクトップ型・クラウド型）の違いと選び方- 規模・統制・保守で決める

RPAは、人がパソコンで行う決まった操作をソフトウェアのロボットに任せる仕組みです。このロボットを「どこで動かし、誰が管理するか」で、3つの型に分かれます。

デスクトップ型は、担当者のパソコンにロボットを入れて、そのパソコンの中で動かす型です。1台ごとに導入でき、個人や部署の作業を自動化するのに向いています。サーバー型は、社内のサーバーにロボットを置き、複数の処理を集中管理する型です。ロボットの稼働状況・権限・ログを一か所で管理でき、全社で使う業務に向いています。クラウド型は、提供事業者のクラウド上でロボットを動かす型です。自社でサーバーを持たずに始められ、利用量に応じた課金が中心です。

3つは優劣ではなく用途の違いです。同じ製品が複数の型を用意していることも多く、途中で型を変えられる場合もあります。まずは自社の対象業務が「誰が・何台で・どのくらいの量を」動かすものかを見て、型を絞ります。

型を選ぶときは、ツールの機能表を見る前に、自社の業務について3つの問いに答えます。①誰が動かすか（1人の担当者か、複数部門か）、②どのくらいの量と頻度か（日に数回か、常時大量か）、③統制の要件があるか（実行ログや権限の管理を求められるか）。

1人の担当者が日に数回動かす作業なら、デスクトップ型で十分なことが多く、担当者自身が作って直せる範囲に収まります。複数部門で常時動かし、ログや権限の管理が要るなら、サーバー型が向きます。サーバーを持たずに小さく試したい、あるいは社内にIT担当がいない場合は、クラウド型が始めやすい選択肢です。

どの型を選んでも共通する注意点があります。RPAはあらかじめ決めた手順をそのまま実行する仕組みなので、画面のレイアウトや帳票の様式が変わると止まり、手直しが要ります。型を決めると同時に「誰が保守を担うか」を決めておくと、作った人しか直せない状態を防げます。

型を正しく選んでも、RPAには残る手作業があります。RPAが得意なのは「決まった画面で決まった操作を繰り返す」ことで、取引先ごとにレイアウトが違う請求書を読み取る、表記の揺れる会社名を同じ取引先と判定する、一致しない入金を仕分ける、といった「形式が揃わない入力」と「例外の判断」は苦手です。

この部分は、人が前処理をしてRPAに渡すか、形式の揺れる読み取りと判定を担うAIと組み合わせるかのどちらかになります。当センターでは、特定の業務を役割として引き受けるAIを「AI社員」と呼んでおり、読み取り・判定・突合はAI社員、決まった操作の反復はRPA、という組み合わせを現実的な分担として整理しています。

RPAとAI社員のどちらを選ぶかではなく、どこまでをRPAに任せ、その手前をどう扱うかを先に決めておくと、導入後に「例外のたびに止まる」状態を避けやすくなります。詳しい比較は「AI社員とRPAの違い」で解説しています。

RPAはサーバー型・デスクトップ型・クラウド型の3種類で、違いは動く場所・管理のしかた・向いている規模・費用のかかり方・保守の重さにあります。ツール名より先に、誰が・どのくらいの量を・どんな統制要件で動かすかから型を決めると、選択を外しにくくなります。

どの型でも、様式の変更には手直しが要り、形式の揃わない入力と例外の判断はRPAの外側に残ります。保守の担当と、RPAの手前の扱いを先に決めておくことが、止まらない運用の条件です。

ツールの比較は「RPAツールの比較と選び方」、費用は「RPAの費用相場」、AI社員との使い分けは「AI社員とRPAの違い」で、それぞれ詳しく解説しています。